Manajemen Sumber Data dalam melaksanakan Fungsi Pemerintahan dan Administrasi Publik

 Manajemen Sumber  Data dalam melaksanakan Fungsi Pemerintahan dan Administrasi Publik

 

Sebelum membahas lebih jauh mengenai sumber data, terlebih dahulu mengenal apa itu manajemen. Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen diperlukan dalam segala aspek tidak terkecuali dalam melaksanakan fungsi pemerintahan dan administrasi publik. Sumber data merupakan unsur yang bertugas untuk mengirimkan informasi, misalkan terminal komputer, Sumber data ini membangkitkan berita atau informasi dan menempatkannya pada media transmisi. Didalam sumber data kita mengenal basis data, Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.

 Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1.      Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2.      Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.

3.      Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

4.      Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun Tujuan basis data diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Efisiensi meliputi speed, space dan accurancy.

2.      Menangani data dalam jumlah besar.

3.      Kebersamaan pemakaian (Sharebility).

4.      Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (SMBD). Komponen-komponen sistem basis data meliputi :

1.      Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data.

2.      Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat lunak untuk mengelola basis data.

3.      Basis data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.

4.      Sistem Manajemen Basis Data (SMBD).

5.      Pemakai (User).

Dengan demikian, manajemen basis data memberikan dampak positif dalam pelaksanaa fungsi pemerintahan dan administrasi publik, sebab mampu menangani data dalam jumlah besar, memiliki keakuratan data, memudahkkan dalam pengaturannya, serta mampu menghemat segala aspek seperti waktu, biaya, dan meminimalisir duplikasi data sehingga data tersebut aman dan mudah jika ingin di ambil kembali.

Cara Pengolahan Data Untuk Sumber Data disertai Skema

Pengolahan data atau disebut juga proses pra-analisa mempunyai tahap-tahap sebagai berikut:

a.      Editing Data (Pemeriksaan Data)

Pengertian dari editing data adalah proses meneliti hasil survai untuk meneliti apakah ada response yang tidak lengkap, tidak komplet atau membingungkan, dan apabila ada kasus seperti ini ada beberapa cara untuk mengatasinya misalnya:

Dengan cara mengembalikan ke survayor, apabila survai lagi tidak mungkin dilakukan maka response yang tidak lengkap dapat diganti dengan missing value atau ditulis tidak menjawab,

Menyingkirkan hasil survay dengan jawaban yang tidak lengkap (apabila jumlahnya kecil dan sampel yang diambil besar)

Dilakukan dengan cara meneliti kembali data yang terkumpul dari penyebaran kuesioner. Langkah tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah data yang terkumpul sudah cukup baik. Pemeriksaan data atau editing dilakukan terhadap jawaban yang telah ada dalam kuesioner dengan memperhatikan hal-hal meliputi: kelengkapan pengisian jawaban, kejelasan tulisan, kejelasan makna jawaban, serta kesesuaian antar jawaban. (Suplemen MPS1 Kuantitatif)

Proses editing merupakan proses dimana peneliti melakukan klarifikasi, keterbacaan, konsisitensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses klarifikasi menyangkut memberikan penjelasan mengenai apakah data yang sudah terkumpul akan menciptakan masalah konseptual atau teknis pada saat peneliti melakukan analisa data. Dengan adanya klarifikasi ini diharapkan masalah teknis atau konseptual tersebut tidak mengganggu proses analisa sehingga dapat menimbulkan bias penafsiran hasil analisa. Keterbacaan berkaitan dengan apakah data yang sudah terkumpul secara logis dapat digunakan sebagai justifikasi penafsiran terhadap hasil analisa. Konsistensi mencakup keajegan jenis data berkaitan dengan skala pengukuran yang akan digunakan. Kelengkapan mengacu pada terkumpulannya data secara lengkap sehingga dapat digunakan untuk menjawab masalah yang sudah dirumuskan dalam penelitian tersebut.

 

b.      Pengembangan Variabel

            Yang dimaksud dengan pengembangan variabel ialah spesifikasi semua variable yang diperlukan oleh peneliti yang tercakup dalam data yang sudah terkumpul atau dengan kata lain apakah semua variable yang diperlukan  sudah termasuk dalam data. Jika belum ini berarti data yang terkumpul belum lengkap atau belum mencakup semua variable yang sedang diteliti.

c.       Koding Data (Pemberian Kode pada data)

Koding merupakan kegiatan merubah data berbentuk huruf menjadi data berbentuk angka/ bilangan. Misalnya untuk variabel pekerjaan dilakukan koding 1 = Pegawai Negeri, 2 = Wiraswasta, 3 = Pegawai Swasta dan 4 = Pensiunan. Jenis kelamin: 1 = Pria dan 2 = Wanita, dsb. Kegunaan dari koding adalah untuk mempermudah pada saat analisis data dan juga mempercepat pada saat entry data. Entry data, adalah transfer coding data dari kuisioner ke software. Pengkodean data dilakukan untuk memberikan kode yang spesifik pada respon jawaban responden untuk memudahkan proses pencatatan data.

Pemberian kode pada data adalah menterjemahkan data  kedalam kode-kode yang biasanya dalam bentuk angka. Tujuannya ialah untuk dapat dipindahkan kedalam sarana penyimpanan, misalnya komputer dan analisa berikutnya. Dengan data sudah diubah dalam bentuk angka-angka, maka peneliti akan lebih mudah mentransfer kedalam komputer dan mencari program perangkat lunak yang sesuai dengan data untuk digunakan sebagai sarana analisa, misalnya apakah data tersebut dapat dianalisa dengan menggunakan software SPSS?

d.      Cek Kesalahan

Peneliti melakukan pengecekan kesalahan sebelum dimasukkan kedalam komputer untuk melihat apakah langkah-langkah sebelumnya sudah diselesikan tanpa kesalahan yang serius.

e.       Membuat Struktur Data

Peneliti membat struktur data yang mencakup semua data yang dibutuhkan untuk analisa kemudian dipindahkan kedalam komputer. Penyimpanan data kedalam komputer mempertimbangkan 1) apakah data disimpan dengan cara yang sesuai dan konisten dengan penggunaan sebenarnya? 2)apakah ada data yang hilang / rusak dan belum dihitung? 3)  bagaimana caranya mengatasi data yang hilang atau rusak? 4) sudahkan pemindahan data dilakukan secara lengkap?

f.       Cek Preanalisa Komputer 

struktur data yang sudah final kemudian dipersiapkan untuk analisa komputer dan sebelumnya harus dilakukan pengecekan preanalisa komputer agar diketahui konsistensi dan kelengkapan data.

g.      Tabulasi

Tabulasi merupakan kegiatan menggambarkan jawaban responden dengan cara tertentu. Tabulasi juga  dapat digunakan untuk menciptakan statistik deskriptif variable-variable yang diteliti atau yang variable yang akan di tabulasi silang.

h.      Cleaning Data (Pembersihan data)

Cleaning data adalah proses pengecekan data untuk konsistensi dan treatmen yang hilang, pengecekan konsistensi meliputi pemerikasaan akan data yang out of range, tidak konsisten secara logika, ada nilai-nilai ekstrim, data dengan nilai-nilai tdk terdefinisi, sedangkan treatmen yang hilang adalah  nilai dari suatu variabel yang tidak diketahui dikarenakan jawaban responden yang membingungkan. Untuk mengatasi treatmen yang hilang dapat dilakukan beberapa cara untuk mengatasinya adalah:

1.      Substitusi dengan nilai yang netral

Jawaban substitusi yang dimasukkan berdasarkan pola  jawaban responden pada pertanyaan-pertanyaan lain

2.      Menghilangkan beberapa kasus, responden yang banyak tidak memberikan response di buang dari analisis (bila hanya sedikit/bila jumlahnya banyak dapat dikelompokkan sendiri)

3.      Penghapusan sebagian; untuk responden yang mempunyai nilai-nilai missing tidak langsung dibuang tetapi diambil sebagian dan dianalisis untuk bagian yang lengkap nilainya, hasil analisis didasarkan ukuran sampel berbeda bila  ukuran sampel besar, ada sedikit saja yang missing, variabel-variabelnya tidak terlalu berhubungan

i.        Recording Data (Pencatatan Data)

Recording data yaitu proses pengolahan data yang merekam atau mencatat data ke dalam suatu draft atau aplikasi komputer guna memudahkan dalam mengolah data. Maka perlu adanya recording data, yang merupakan bagian dari sesudah tahap coding data (Pengkodean Data),

Skema :

Fungsi SIM dalam Meningkatkan Kinerja dan efektivitas Organisasi Publik Dalam Menjalankan Tiga Fungsi Pemerintah

Secara umum, SIM berfungsi untuk  meningkatkan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis serta masyarakat umum. Dalam rangka meningkatkan kinerja dan efektivitas organisasi publik, SIM berfungsi  :

·         Memberi kemudahan dan kesederhanaan prosedur, sehingga penerapannya memerlukan perubahan struktur organisasi pemerintahan itu sendiri.

·         Membentuk hubungan:

–        G2C (Governmet to Citizen)

–        G2B (Government to Business)

-        G2G (Government to Government).

Komunikasi Data, perangkat Komunikasi Data,bentuk akses komunikasi data serta cara penggunaannya masing-masing

Komunikasi data merupakan proses pengiriman dan penerimaan data/informasi dari dua atau lebih device (alat,seperti komputer/laptop/printer/dan alat komunikasi lain)yang terhubung dalam sebuah jaringan. Baik lokal maupun yang luas, seperti internet

Secara umum ada dua jenis komunikasi data, yaitu:

a.       Melalui Infrastruktur Terestrial 

Menggunakan media kabel dan nirkabel sebagai aksesnya. Membutuhkan biaya yang tinggi untuk membangun infrastruktur jenis ini. Beberapa layanan yang termasuk teresterial antara lain: Sambungan Data Langsung (SDL), Frame Relay, VPN MultiService dan Sambungan Komunikasi Data Paket (SKDP).

b.      Melalui Satelit 

Menggunakan satelit sebagai aksesnya. Biasanya wilayah yang dicakup akses satelit lebih luas dan mampu menjangkau lokasi yang tidak memungkinkan dibangunnya infrastruktur terestrial namun membutuhkan waktu yang lama untuk berlangsungnya proses komunikasi. Kelemahan lain dari komunikasi via satelit adalah adanya gangguan yang disebabkan oleh radiasi gelombang matahari (Sun Outage) dan yang paling parah terjadi setiap 11 tahun sekali.

Dalam sistem komunikasi data dikenal beberapa macam perangkat keras:

a.      Terminal
Merupakan alat yang melayani proses I/O, jadi merupakan penghubung antara manusia dengan mesin. Pemilihan terminal ditentukan oeh kebutuhan pada saat ini dan melihat perkembangan di masa datang.

b.      Komputer
Komputer atau prosesor yang dibutuhkan untuk sistem komunikasi data berbeda dengan prosesor untuk pengolah data. Banyak komputer dapat melayani kegiatan komunikasi data, asal saja perangkat keras dapat mengambil alih tugas yang kurang dapat dikerjakan secara efisien oleh prosesor tsb. Kebutuhan utama prosesor pada komunikasi data ialah mengolah data yang datang secara cepat dalam sistem real-time.

c.       Transmission Lines
Supaya data dapat diterima oleh penerima diperlukan suatu media untuk membawa data tersebut. Medium tersebut dinamakan Saluran Transmisi (transmission lines). Pada dasarnya sistem transmisi dapat membawa data secara listrik atau elektro optik dan melalui satu kanal telekomunikasi. Kanal telekomunikasi merupakan saluran yang dipergunakan untuk membawa data dari sumber ke penerima.

d.       Modem
Singkatan dari Modulator – DEModulator, sesuai dengan fungsinya yaitu melakukan modulasi (merubah pulsa biner menjadi sinyal analog) dan demodulasi.dalam komunikasi data selalu diperlukan sepasang modem yang masing-masing dipasang di pemancar dan penerima.

e.        Multiplexer
Penggabungan 2 sinyal atau lebih untuk disalurkan ke satu saluran komunikasi data sehingga terjadi efisiensi penggunaan saluran komunikasi.

f.       Concentrator
merupakan antar muka sejumlah terminal dengan saluran ke komputer pusat. Digunakan sebagai pengganti ataupun bersama-sama dengan multiplexer. Data yang diterima dikumpulkan dalam jumlah tertentu, baru kemudian disalurkan secara bersamaan ke tujuan. Sehingga Concentrator dapat membebaskan saluran komunikasi dari lalu lintas yag tidak bermanfaat, dan membebaskan komputer dari semua kegiatan yang berhubungan dengan penyaluran berita tanpa salah (error free messages).

Keunggulan SIM dan Kegagalan SIM dalam Penyelenggaraan Administrasi Publik di Indonesia

SIM diperlukan Karena :

•      Jumlah transaksi yang besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi.

•      Adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person-person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.

•      Semakin kompleksnya kegiatan, akan mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan.

Keuntungan SIM :

q  Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien

q  Pengumpulan data berlangsung secara sistematika dan periodik

q  Butir-butir data tidak perlu diperbanyak walaupun dapat digunakan oleh beberapa keperluan

q  Efisiensi, efektifitas dan transparansi meningkat.

Kegagalan SIM :

Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, kegagalan implementasi juga dapat dikarenakan para petinggi perusahaan enggan mempelajari mengenai sistem informasi yang diterapkan, sehingga hal ini dapat menjadi penghambat misalnya dalam proses pengambilan keputusan. Manajemen memiliki pengaruh terhadap kegagalan dari penerapan sistem informasi. Hal ini dapat ditunjukan dari penerapan sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan user.

Sebuah informasi dapat menjadi tidak sempurna karena beberapa hal seperti:

1. Tidak praktis dan terlalu mahal.
2. Ketidak tersedianya informasi secara lengkap.
3. Tidak mampu meramalkan dan mengontrol masa depan
4. Tidak diketahuinya keberadaan informasi. Misalnya informasi dalam format yang salah.

Penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah kurangnya perencanaan. Tahapan pengimplementasian sistem informasi adalah : evaluasi bisnis, penentuan tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan implementasi sistem informasi, pembuatan strategi bisnis, pendefinisian kebutuhan sistem informasi untuk menunjang strategi bisnis dan inisiatif yang sudah dimiliki, pembuatan desain sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan, dan evaluasi. Tahapan ini merupakan tahap yang penting dan sebaiknya dilalui terutama untuk menilai tingkat kepentingan perusahaan terhadap implementasi sistem informasi. Dengan melalui tahap-tahapan ini, perusahaan dapat mengenali permasalahan yang dihadapi sehingga kemudian memungkinkan pihak manajemen dapat lebih objektif menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui sistem informasi.

Salah satu penyebab kegagalan sistem informasi adalah tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Perlunya identifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem sebaiknya dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Ketidaktahuan atau ketimpangan antara biaya dan sistem informasi yang diberikan/dibuat menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar. Permasalahan yang mungkin timbul adalah ketika perusahaan menerapkan sistem informasi, namun pembelian tersebut melebihi kebutuhan bisnis sehingga alokasi biaya menjadi bengkak. Perusahaan juga dapat mengalami kerugian jika tidak dapat mempertimbangkan kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal pengadaan peralatan.

Pengalihan sistem informasi lama dapat berakibat kegagalan dalam pengimplementasian sistem informasi baru. Hal ini dapat terjadi karena sumber daya belum siap dalam implementasi, adanya kesalahan prosedur pelaksanaan, dan kurangnya komunikasi.